Você pode estar cada vez mais preocupado com a queda na capacidade de entrega.
Ou talvez você esteja sentado em um enorme banco de dados de e-mails que não é tocado há meses ou anos – você ficou tão distraído vendo o número de assinantes aumentar que se esqueceu de verificar quais são legítimos ou nulos – e acaba com uma confusão de inválidos, endereços de e-mail falsos ou desatualizados.
Agora, a bagunça é tão grande que parece impossível de limpar.
Agora é hora de enfrentar o problema, seja você proativo ou até reativo para lidar com notificação de spam, danos à reputação do remetente e desperdício de dinheiro com contatos nulos.
Se dados sujos estão prejudicando o desempenho de suas campanhas, é hora de limpar suas listas – e nunca é tarde demais.
No entanto, a limpeza da lista de e-mail pode parecer uma tarefa assustadora. Leva muito tempo e recursos para trabalhar com milhares de contatos para detectar e remover erros de digitação, duplicatas e endereços de e-mail inválidos.
E qual é a melhor maneira de fazer isso? Baixar tudo em uma planilha? Rastrear métricas como taxas de rejeição? Ou existem ferramentas que podem acelerar o trabalho?
Leia para aprofundar:
O que é a limpeza da lista de e-mail
Por que você precisa limpar listas de e-mail
Quando, como e com que frequência realizar a limpeza da lista de e-mails
Quais ferramentas ou serviços usar
Quais práticas de limpeza ou higiene de lista de e-mail recomendamos
O que é a limpeza da lista de e-mail?
A higiene ou “limpeza” da lista de e-mail é o processo de atualização regular de suas listas de e-mail, removendo endereços de e-mail falsos, duplicados ou inválidos e assinantes não engajados ou inativos e honrando solicitações de cancelamento de assinatura.
A limpeza ou higiene da lista de e-mail faz parte das práticas recomendadas de gerenciamento de lista de e-mail e ajuda a garantir que você esteja trabalhando com dados padronizados, coerentes, utilizáveis e confiáveis.
O que os dados sujos estão custando à sua empresa
Seu banco de dados é um dos seus ativos mais importantes, portanto, manter uma lista de e-mail saudável é vital para ajudá-lo a aproveitar esse pote de ouro.
Dados sujos prejudicam seus negócios porque:
Afeta a reputação do seu remetente
Os provedores de serviços de Internet estão melhorando em manter e-mails indesejados fora das caixas de entrada. Si uma alta porcentagem de seus e-mails for para pastas de spam, isso afetará a reputação do remetente e a taxa de entrega de e-mail.
Sua reputação de remetente é afetada por fatores como:
- Quantos assinantes abrem seus e-mails ou clicam em seus links.
- O número de e-mails que não são entregues porque o endereço de e-mail do destinatário é inválido, incorreto ou inexistente (também conhecido como hard e-mail bounces).
- O número de e-mails excluídos ou rotulados como spam.
- Se você está enviando para armadilhas de spam (e-mails inválidos escondidos em sites para prender qualquer um que os capture (em inglês, scraping).
O ideal é remover assinantes inválidos após a primeira tentativa, mas muitas outras plataformas de marketing por e-mail cobram pelo número de assinantes e apenas removem soft bounces após várias tentativas. Então, se você está enviando e-mails para assinantes inválidos ou não engajados, você está pagando desnecessariamente. Keap e AtiveCampaign bloqueiam a conta se as taxas de spam ou os e-mails inválidos ou contatos que não interagem, não são removidos da base de e-mails.
Custa dinheiro
Executar uma limpeza de lista de e-mail parece demorado, mas economiza horas depois de dissecar campanhas para ver por que elas não funcionaram – sem mencionar ter que colocar outros projetos em espera enquanto as listas são limpas.
Causa erros em todo o sistema
Se seu banco de dados for compartilhado por várias ferramentas de vendas e marketing, todos os erros serão duplicados. Isso dificulta os esforços de vendas e marketing e causa problemas em toda a jornada do cliente, até a expedição do produto.
Deixa (muito) dinheiro na mesa
Se você não consegue alcançar assinantes de alto potencial devido a erros como os de digitação, está perdendo oportunidades de geração de receita. E se um lead quente se inscrever, mas cometer um erro em seus detalhes que você não possa identificar facilmente, ele poderá esfriar quando você o identificar, se é que o fará.
Afeta sua capacidade de entender o engajamento
Dados sujos tornam muito difícil entender o engajamento de seus assinantes e personalizar o conteúdo para eles. A personalização é cada vez mais importante no marketing eletrônico e pode aumentar significativamente as taxas de posicionamento na caixa de entrada.
Por que menos é mais quando se trata de listas de e-mail limpas
Com campanhas de marketing por e-mail, as pessoas geralmente assumem que grande é melhor. Quanto maior a sua lista e quanto mais e-mails você enviar, maior a probabilidade de algo bom acontecer, certo?
Errado.
Uma grande razão pela qual suas métricas de e-mail podem não estar atingindo os benchmarks é que sua lista tem muitos e-mails ilegítimos ou inválidos, que:
- Causa estragos na taxa de rejeição
- Não chegue às caixas de entrada dos destinatários, portanto, não gere cliques ou aberturas
É melhor ter uma lista menor cheia de assinantes engajados do que uma grande com baixas taxas de abertura e cliques. Limpar sua lista é como criar um grande segmento de bons endereços de e-mail.
Quais são os benefícios da limpeza da lista de e-mail?
Pratique a higiene da lista de e-mail e você verá melhores resultados graças a:
- Melhor capacidade de entrega, taxas de abertura de e-mail, cliques, engajamento e conversões.
- Taxas de rejeição mais baixas e menos reclamações de spam.
Mais importante ainda, reduz os custos da campanha e aumenta o ROI.
As práticas recomendadas de gerenciamento de listas, como validação de endereços de e-mail, criação de lista orgânica e honrar opt-outs, também estão associadas a taxas de posicionamento na caixa de entrada de 90% ou mais.
Como limpar sua lista de e-mail e mantê-la limpa?
Audite suas campanhas
Comece analisando as métricas de sua campanha e comparando com o desempenho histórico para ver se você tem taxas de hard bounce acima da média e/ou baixo engajamento; se as taxas de open estão caindo; se as taxas de clique se mantem ou diminuem com o tempo.
Se você estiver usando o Keap ou ActiveCampaign terá a possibilidade de estabelecer qual o prazo de não engajamento e identificar e taguear automaticamente as contas não engajadas podendo exclui-las das campanhas ou disparos.
Execute uma campanha de reengajamento
Envie e-mails de reengajamento para tentar salvar assinantes desengajados. Sem ameaças, sem truques, apenas envolvente, automatizado “Ainda quer ouvir de nós?” e-mails de recuperação, com acompanhamento alguns dias depois para os que não respondem. Você ficará surpreso com quantos decidem ficar.
Se eles ainda não estiverem engajados depois disso, é hora de deixá-los ir.
Limpe suas listas
Esfregue suas listas usando verificação de e-mail em massa e serviços de limpeza de lista ou ferramentas dedicadas como Mailgun para eliminar e-mails arriscados ou inválidos (como ola@microsfot.com), e-mails de spam, erros de digitação e pega-tudo. Catch-alls são servidores de e-mail que aceitam todos os e-mails que compartilham um domínio, mesmo que tenham erros de digitação ou não existam.
Normalmente, você pode fazer upload de listas como CSV ou similar ou conectar ferramentas diretamente ao seu ESP, CRM ou plataforma de e-mail por meio de APIs ou integrações do Zapier.
Valide os pega-tudo enviando e-mails de endereços “descartáveis”. Por exemplo, uma conta configurada usando um domínio público como o Gmail em vez do seu próprio.
Decida se deseja manter ou excluir e-mails com domínios mais antigos cujos usuários podem ter mudado até agora.
Verifique a saúde do seu domínio
Use ferramentas como MX Lookup para verificar se você não está em nenhuma lista negra. Isso é especialmente importante se você estiver enviando de um IP compartilhado para que as más práticas de marketing por e-mail de outras pessoas não afetem sua reputação.
Comece a executar campanhas segmentadas com suas novas listas
Limite o envio a usuários validados e/ou engajados por um tempo para aumentar sua reputação de remetente e capacidade de entrega e não envie para listas de qualidade inferior até que sejam verificadas.
Manutenção continua
Estabeleça o que conta como um assinante desengajado. Por exemplo, se eles não se envolveram com o conteúdo nos últimos 3 meses. Em seguida, configure regras e gatilhos em sua plataforma de e-mail para identificá-los e cancelá-los automaticamente em suas listas mais ativas. Porém, não os exclua completamente, para evitar que sejam adicionados à sua lista novamente no futuro. Keap e ActiveCampaign ajudam a fazer isso muito bem.
Política de desativação de e-mails
Estabeleça a quantidade de tempo específica que você escolhe para configurar sua conta pode variar de algumas semanas a alguns meses – depende do seu setor e do programa de envio de e-mail que você usa. Todo mundo quer uma melhor capacidade de entrega, e é um objetivo digno. Quando as mensagens não chegam às caixas de entrada de seus clientes, você perde a oportunidade de se conectar com eles.
Ao cuidar da configuração do e-mail, você se livrará das armadilhas de spam (spam trap), melhorará a capacidade de entrega e a integridade da lista, que é uma das principais chaves para o sucesso no marketing por e-mail. Estabelecer uma política de desativação de e-mails é uma maneira excelente e poderosa de resolver problemas específicos de entrega de e-mail.
Práticas recomendadas de limpeza da lista de e-mail
Aqui estão as melhores práticas de limpeza de lista de e-mail que nossos especialistas recomendam:
Faça da limpeza da lista de e-mails um hábito
Estabeleça um cronograma regular para verificar e limpar suas listas, começando pelas listas usadas com mais frequência.
Limpe suas listas ao trocar de plataforma
Sempre limpe sua lista ao alterar seu CRM para proteger sua reputação de remetente e capacidade de entrega.
Use as ferramentas ou serviços certos
Use ferramentas ou serviços de verificação e validação de e-mail para remover armadilhas de spam, endereços de e-mail inativos e erros de digitação e ferramentas de limpeza de listas de e-mail para manter as listas limpas.
Saiba quando é hora de deixar as pessoas irem
Monitore suas métricas e estabeleça o que conta como um assinante desengajado. Remova-os quando não abrirem suas campanhas de e-mail por 3 meses.
E, lembre-se, muitas vezes é melhor prevenir do que remediar:
Use apenas as melhores fontes de dados
Nunca compre listas; siga as práticas recomendadas de marketing por e-mail, como criar listas baseadas em permissão organicamente por meio de conteúdo envolvente, formulários bem posicionados, pop-ups e páginas de destino para atrair o tipo certo de assinante.
Use a plataforma de e-mail certa
Use uma plataforma de e-mail que aceite apenas listas com base em permissão e implemente os formulários compatíveis com TCPA e GDPR personalizáveis da Keap ou ActiveCampaign para garantir que você não infrinja a legislação de proteção de dados, vigente no Brasil. Esteja ciente, também, de que não basta apenas proteger os dados: o GDPR obriga você a excluir todos os registros incompletos ou imprecisos.
Você também deseja uma plataforma que taguee automaticamente contatos não engajados ou suprima hard bounces e tenha recursos que facilitem a segmentação.
Evite erros no cadastro
Use captchas e envie e-mails automatizados de aceitação dupla para evitar erros de digitação e inscrições de bots e peça aos novos assinantes que validem seus endereços de e-mail.
Use séries automatizadas de e-mails de boas-vindas
Isso ajuda a gerenciar as expectativas e eliminar possíveis cancelamentos de assinatura o mais cedo possível. Lembre-se, porém, que automatizado não significa impessoal: use a capacidade de personalização das modernas ferramentas de e-mail marketing.
Facilite a desativação
Permita que os assinantes gerenciem suas preferências ou optem por não incluir links visíveis. Ocultar o link no rodapé ou, pior, impossibilitar sua localização, desencadeará reclamações de spam.
Colete os dados certos (nem mais nem menos)
Saiba quais e quantas informações você precisa coletar sobre seus clientes e não peça nada irrelevante. Isso varia de acordo com a empresa, mas, como regra, obtenha nome, sobrenome, e-mail e telefone celular (para que você possa ativá-los no SMS). Se você quiser enviar um e-mail no aniversário deles, também precisará disso, e marcas Disney também vão querer saber se os assinantes têm filhos. As vezes vamos necessitar o nome da empresa e o CNPJ.
Classifique os assinantes na inscrição configurando os campos e opções corretos nos formulários da web. Cuidado com os formulários suspensos que oferecem muitas ou poucas opções, para evitar que todos escolham apenas a primeira opção ou “outra”.
Use um motivo de preferência para que os clientes se identifiquem para que você possa segmentá-los e mantê-los engajados, o que, por sua vez, os motivará a manter seus dados atualizados.
Compreender a demografia, as necessidades e o comportamento do cliente é a chave para listas limpas e engajadas. Além disso, ajuda a determinar o que torna um cliente desengajado, para que você saiba quando é hora de desistir.
Entregue o conteúdo certo
Personalize e forneça conteúdo relevante para aumentar as taxas de conversão e manter os assinantes engajados. Use os recursos de Keap ou ActiveCampaign, por exemplo, como modelos personalizáveis, regras, filtros e integrações de comércio eletrônico para aproveitar perfis detalhados, comportamento de compra e dados de engajamento e superar as campanhas não segmentadas em mais de 60% nas taxas de pedidos.
Nunca envie e-mails aos clientes sem um motivo ou fornecendo valor e campanhas de reengajamento de tempo de acordo com o comportamento do comprador e o tamanho da compra.
Cuide da reputação do seu remetente
Os profissionais de marketing que monitoram a reputação do remetente desfrutam de taxas de cliques mais altas, portanto, verifique se você não está na blacklist (lista negra)
Quando e com que frequência você deve limpar sua lista de e-mail?
Dependendo de quem você perguntar, você obterá respostas diferentes para esta pergunta. Achamos que uma vez por trimestre é uma boa regra de ouro.
No entanto, outros recomendam de uma vez por mês a cada 6 meses, dependendo do tamanho do seu banco de dados, quão rápido ele está crescendo e se está isolado em um único sistema ou compartilhado em várias ferramentas. Outros até recomendam extrair novos dados para cada campanha e assumir que sem engajamento qualquer contato ao longo de alguns meses já deverá ser descartado.
Também depende do seu setor e métricas. Se não houver bandeiras vermelhas, a limpeza uma vez a cada poucos meses deve ser suficiente. Mas se você observar um aumento nos cancelamentos de inscrição, hard bounces ou reclamações de spam e taxas de abertura e cliques em queda, é hora de uma limpeza geral.
Você também deve limpar ao herdar uma lista, mudar de plataforma de CRM, ESP ou e-mail marketing e antes de uma grande campanha.
Jorge Aldrovandi, Diretor da Babel-Team escreveu o artigo com base na sua experiência e da sua equipe desde 2006 e no excelente artigo de Bernard Meyer.
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