Todos concordamos que nossa lista de contatos é um ativo de grande valor.

O primeiro que qualquer curso, cursinho, aula etc. de marketing digital manda fazer é criar sua lista de contatos.

Por exemplo, pegue uma aula inicial de Conrado, Natanael, Erico ou dos seus alunos que viraram “gurus”, falarão exatamente disso: crie sua lista de contatos.

Até aqui, nada a reclamar. Tudo certo.

Agora, também sabemos que a lista tem um prazo de validade e com o tempo começa a não gerar os mesmos resultados que antes. Alguns sintomas de alerta são: diminuição da entregabilidade, aumento do tempo de envio, bloqueios da conta pela ferramenta de e-mail marketing etc.

Existem muitas causas que têm como consequência a baixa performance do um dos ativos mais valiosos de uma empresa.

A seguir três causas bastante desconhecidas, porém com enorme impacto na performance da base de contatos de e-mail.

Razão #1: Spamtrap

E-mails armadilha, usados para capturar Spammers. Causam imenso dano à reputação de IPs, bloqueios e queda na entregabilidade.

Um spamtrap ou literalmente uma armadilha para spam, é um endereço ou rede de endereços criados especificamente para detectar as ações e servidores usados ​​por spammers. Os endereços criados são colocados em locais diferentes na web e não dão origem a qualquer outro uso. Se um e-mail chegar a um desses endereços, ele foi coletado por um spambot e é spam. O spam pode então ser listado e os servidores usados ​​possivelmente colocados na lista negra.

Também pode ser um endereço anteriormente válido que se transforma em spamtrap depois que seu gestor (webmail, ISP,…) é informado por feedback técnico (bounce) por alguns meses que não é mais válido.

“Spamtraps são usados ​​por certos editores de soluções antispam ou por empresas ou indivíduos para seus próprios fins de filtragem.” (fonte: https://www.definitions-marketing.com)

Usar uma base de contatos com muitos spamtraps corre um risco em termos de capacidade de entrega.

Recentemente, na base de e-mails de um cliente encontramos 135 contas de spamtrap.

Identificá-las e retirá-las da lista de contas de e-mail é prioridade número 1.

Razão #2: Junk

Estes são endereços de e-mail cuja sintaxe não os invalida, mas possuem elementos que serão identificados pelos provedores e direcionados para a pasta de junk, lixo eletrônico ou spam. E-mails com caracteres repetidos, palavrões, sequências numéricas etc.

Apenas 80% dos e-mails comerciais chegam às caixas de entrada dos destinatários {….}, de acordo com um estudo da Return Path, que ajuda as empresas a melhorar a capacidade de entrega de e-mails. Cinco por cento dos e-mails ficam presos em pastas de spam, enquanto 16 por cento nunca chegam tão longe, bloqueados no gateway por provedores de e-mail.

Nenhum provedor de serviços de e-mail ou especialista em marketing por e-mail pode garantir que suas mensagens cheguem à caixa de entrada. Essencialmente, os provedores prometem entregar seu e-mail ao equivalente digital dos correios. Mas eles não podem ter certeza de que o carteiro (o servidor de e-mail do destinatário) colocará a correspondência dentro da caixa. E, claro, ninguém pode forçar os destinatários a abrir o que eles acham que é lixo ou junk.

As boas práticas com as contas de e-mails catalogadas como junk têm um impacto importante na capacidade de entrega. Essas estratégias, tanto técnicas quanto pessoais, podem ajudar você a manter seu e-mail fora da armadilha de spam.

Razão #3: Scraped

E-mails inseridos nesta categoria podem representar ameaças diversas, inclusive de bloqueios. Os provedores admitem que estes e-mails foram criados a partir de serviços de scrapers (daí seu nome), que são geradores automáticos de endereços “contato, adm, vendas, etc” para diversos domínios, caracterizando spam. Também podem ser e-mails de call centers ou outros que não possuam um indivíduo responsável.

Segundo Outscraper.com “Os scrapers de e-mail são projetados para extrair endereços de e-mail de páginas da web. Eles são projetados especificamente para pesquisar vários links e encontrar endereços de e-mail mencionados nessas páginas. O scraper de e-mail automatiza o processo de localização de e-mails em páginas da Web, verificando padrões no código HTML e no texto.”

É assim que esse tipo de contas de e-mail é gerado e muitas vezes (quase sempre) elas aparecem nos relatórios de higienização da lista de contatos de e-mail:

Nossa conclusão com mais de 1.300 clientes, heavy users de e-mail marketing é: é 100% seguro de que qualquer lista ativa tem queda de performance e, em boa parte, a causa é uma lista suja.

Voltando ao tema de criar sua lista, na verdade é necessário, mas de longe não é suficiente para a sustentabilidade do seu negócio.

É necessário manter a lista saudável.

3 (boas) razões para higienizar a lista de contas de e-mails

Boa razão #1: Reputação do domínio

A reputação de um remetente de e-mail é uma pontuação que um provedor de serviços de Internet (ISP) atribui a uma organização que envia e-mail. É um componente crucial da capacidade de entrega de seu e-mail. Quanto maior a pontuação, maior a probabilidade de um ISP entregar e-mails nas caixas de entrada dos destinatários em sua rede.

Temos visto melhoras na reputação do domínio de quem envia e-mails; na entregabilidade só com fazer uma boa faxina na lista da base de contatos de, por exemplo, Rock in Rio, Brokers Digitales, entre outros.

Manter a reputação do domínio é uma razão muito boa para manter higienizada sua lista de e-mails.

Boa razão #2: Entregabilidade

Antes que um e-mail chegue à sua caixa de entrada, ele deve ser recebido por um servidor de e-mails de entrada (também conhecido como servidor IMAP). Este servidor atua como uma ponte entre você, o remetente do e-mail e a caixa de entrada do destinatário.

A entrega de e-mail é, portanto, quando seu e-mail é entregue com sucesso pelo seu provedor de serviços de e-mail (ESP) para o servidor de e-mail recebido.

A capacidade de entrega de e-mail, por outro lado, é quando seu e-mail chega com sucesso à caixa de entrada do destinatário, tendo passado por todas as verificações e filtros de spam. Agora eles podem abri-lo e, com sorte, clicar, o que não poderão fazer se você tiver uma falha na entrega do e-mail.

Temos visto aumentar a entregabilidade quando as 3 razões ruins (spamtrap, junk e scraped e-mails) entre várias outras, são identificados e retirados da sua lista de contactos mediante um processo chamado de higienização da lista de e-mails ou mais tecnicamente higienização da base de contatos de contas de e-mail (em inglês data hygiene ou data cleaning).

Boa razão #3: evitar o bloqueio da conta da ferramenta de e-mail marketing

Frequentemente no meio de uma ação de lançamento nossos clientes têm sua conta bloqueada pelo fornecedor da tecnologia de envio de e-mails. No Brasil, acontece com LeadLovers, RD Station, Keap, Active Campaigns, só para citar alguns.

Por que os fornecedores bloqueiam as contas?

Porque procuram evitar danos à reputação deles e de quem faz uso da ferramenta. Continuar enviando e-mails para quem não os abre faz com o que os servidores que recebem esses e-mails (Gmail, BOL, UOL, Hotmail etc.) percebam como conteúdo vindo daquele servidor (sua ferramenta) e daquele e-mail (o seu remetente) que não interessa e começam a limitar a entrega ou até parar completamente de enviar e-mails para os clientes desses remetentes.

Normalmente são indicadas algumas ações para liberar de novo o uso da conta:

“Temos as ações que precisam ser feitas para desbloquear ou para continuar evitando o bloqueio da conta, que é a limpeza periódica da base de dados, removendo contatos não engajados. É bom frisar que remover opt-outs, spam report, bounce, etc. limpa o volume da lista, mas não impede a possibilidade de ter problemas com spam, porque esses contatos já não recebem e-mails das ferramentas. Então, é preciso fazer uma busca pelos relatórios de contatos que não têm aberto os últimos e-mails, e essa busca deve ser sempre calculada a partir da periodicidade e volume de envio. Exemplo: se eu envio e-mails todos os dias, é bom fazer a limpeza a cada 5-7 dias dos que não abriram esses últimos e-mails. Se você envia a cada 15 dias, ou 1x por semana, você já pode fazer a limpeza a cada 2-3 meses.”

Fábio Hansen,
Certified Marketing Automation Architect at Babel-Team

CONCLUSÕES

Um equilíbrio entre razões ruins e boas para nos ocupar do nosso ativo chamado base de contas de e-mails necessita ser feito sempre, a cada dia, semana e mês.

Se pretendemos ter um negócio sustentável, minha sugestão é aprofundar na resposta à pergunta: Por que e como higienizar sua lista de contatos?

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