Os empreendedores individuais agora podem abandonar o que é chamado de “mentalidade de caçador” e concentrar seus esforços em tarefas que impactam diretamente seu crescimento.

A vida de um empreendedor pode ser difícil. A vida de um empreendedor individual, ou seja, de alguém com um negócio unipessoal, pode ser ainda mais difícil.

Eu sei como é. Minha empresa Babel-Team começou em minha casa em 2006.

Fazer tudo por conta própria pode ser extremamente estressante e mentalmente exaustivo. E, muitas vezes, deixa você com pouco tempo para as coisas que realmente importam na vida.

Eu me arriscaria a dizer que o investimento de tempo envolvido é um dos principais motivos pelos quais os possíveis empreendedores individuais ainda não deram o salto.

Mas existem boas notícias. Nos últimos anos, todo o cenário do empreendedorismo solo mudou, com um número cada vez maior de pessoas dispostas a embarcar, ou pelo menos flertar com a ideia de embarcar, nessa jornada solo do herói.

De acordo com o Gitnux (dados de 2023), há 582 milhões de empreendedores no mundo.

A pesquisa mostra que, em 2022, quase 70% da população adulta brasileira, com idade entre 18 e 64 anos, estava envolvida em empreendedorismo.

Em outro estudo recente sobre as economias de 32 países, 19 observaram um aumento nas empresas individuais entre 2019 e 2022.

Como tudo isso está acontecendo? Podemos dizer que uma das causas está relacionada a uma palavra: automação.

Graças à automação, os empreendedores individuais agora podem aproveitar o poder da tecnologia para lidar com várias tarefas rotineiras e mundanas que, de outra forma, seriam feitas por eles mesmos.

Os empreendedores individuais agora podem incorporar o que é chamado de “mentalidade de caçador” (correr atrás da lebre o tempo todo) e concentrar seus esforços em tarefas que afetam diretamente seu crescimento.

A era do emprego garantido chegou ao fim. E as pessoas comuns, como você e eu, agora se sentem mais confiantes para iniciar, gerenciar e expandir seus próprios negócios em voo solo.

Benefícios da automação de seus negócios

A automação permite que você faça menos, realize mais e guarde seu cérebro para as coisas importantes. Mas vamos nos aprofundar um pouco mais. Aqui estão alguns grandes benefícios que eu posso atestar pessoalmente:

1. Poupa seu tempo

Como empresário individual, cada minuto conta.

Se você poupasse apenas 15 minutos por dia, economizaria duas semanas de trabalho ao longo de um ano. Duas semanas! Imagine o que você poderia fazer com esse tempo: criar novos produtos e estratégias, executar estratégias de crescimento, escrever conteúdo significativo… ufa, você poderia recarregar as baterias em uma praia em algum lugar.

E ouso dizer que você pode poupar muito mais do que 15 minutos por dia.

Uma história pessoal de automação

“Em 2017, no escritório de Babel-Team no Rio de Janeiro, tínhamos uma pequena geladeira onde mal conseguíamos colocar os nossos recipientes de comida e bebidas. Num dia de verão, cheguei com uma pequena garrafa de Coca-Cola, pronta para gelá-la antes de terminar de bebê-la.

Impossível.

Não havia um único lugar para “enfiar” essa “garrafa”.

Muito do que estava a ocupar ocupando espaço era comida velha, recipientes vazios e montes de lixo.

Decidi que o que precisávamos era simples.

A cada quinze dias, o nosso colaborador de limpeza deveria ser lembrado de limpar o refrigerador, retirar todos os recipientes, lavá-los e deixá-los à disposição dos funcionários na cozinha.

Assim, um dia, ao sair de um avião em São Paulo, o meu telemóvel vibrou, dizendo-me que tinha uma nova mensagem. A mensagem dizia em português:

Olá Jorge:

Lembro-lhe que amanhã, a partir das 8 horas, o nosso refrigerador será higienizado. Tudo o que está dentro dele será retirado. Os alimentos velhos irão para o lixo e os recipientes serão lavados e deixados na cozinha.

Assinado: um colaborador.

Assim, nunca mais encontrei o refrigerador sem espaço para uma pequena garrafa de Coca-Cola.

Rapidamente descobrimos que tínhamos dezenas de rotinas na empresa que necessitavam de automação.

Muitas vezes acontecia que a água que comprávamos para beber tinha acabado. Que a fatura para um cliente não tinha sido emitida e não lhe  tínhamos cobrado. Dezenas de rotinas foram automatizadas, incluido de funcionários, clientes e fornecedores.

Deixámos de lidar com os problemas que surgem naturalmente quando algo não é feito. Tivemos menos conflitos e mais tempo para pensar no que é importante pensar.

2. Aumenta sua produtividade

Na minha experiência com automação de processos em minha pequena empresa, só crescemos com uma equipe pequena devido aos incríveis ganhos de produtividade que obtivemos com ferramentas como Keap (CRM) e Make (automação de fluxos de trabalho).

Ao automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, meus funcionários puderam dedicar menos tempo a detalhes e mais tempo a tarefas de alto impacto e alto valor. E se isso não tornar você mais produtivo, não sei o que o fará.

3. Elimina o erro humano

Todos nós somos humanos, claro.

Não importa quão bons sejamos, estamos propensos a cometer erros, pelo menos de vez em quando.

E se você é um empreendedor individual que tenta apagar incêndios enquanto faz malabarismos com 101 tarefas definidoras, bem, você sabe aonde quero chegar. Você cometerá erros. É um “quando”, não um “se”.

A automação elimina o erro humano, ou seja, elimina você da equação. Desde que você a configure corretamente, é claro. Mais sobre isso adiante.

4. Garante a conformidade com as regras e os regulamentos do setor

Aqui está um benefício que talvez você não tenha considerado. Todas as empresas precisam estar em conformidade com várias regras e regulamentações de seu setor, e a automação pode ajudar.

Tome como exemplo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Esse regulamento estabelece que você só pode manter as informações do cliente pelo tempo que realmente precisar delas. Portanto, se você não estiver mais usando os dados pessoais de alguém, deverá excluí-los completamente. O controle manual de cada cliente e de suas informações consome muito tempo. Mas, com a ajuda da automação, você pode configurar um fluxo de trabalho que excluirá automaticamente as informações de um cliente após um determinado período de tempo de desuso. E, dessa forma, você estará em conformidade com o GDPR.

5. Ele permite que sua empresa funcione mesmo quando você não está trabalhando.

Justin Welsh, empresário individual bem-sucedido, colocou bem a questão:

“Os empreendedores individuais não podem confiar na ética do trabalho…. A motivação acaba diminuindo. Os sistemas raramente o fazem”.

Automatize seus sistemas. Dessa forma, eles continuarão funcionando mesmo quando você tirar uma folga muito necessária.

Há algo de belo em ter seus sistemas funcionando enquanto você dorme.

6. Reduz as possibilidades de exaustão

Vou encerrar os benefícios com o meu favorito: a automação reduz suas possibilidades de exaustão.

O empreendedorismo solo pode facilmente levar ao esgotamento. E isso é algo que você não quer.

Felizmente, com a automação, isso não precisa ser assim. Afinal, se você tem mais tempo e está sendo mais eficiente, isso significa que você tem mais tempo para descansar e relaxar, certo?

Eu poderia continuar, mas acho que você entendeu o ponto: a automação é uma boa notícia. Então, com isso, vamos passar para o bom:

Que passos você pode dar agora para começar a automatizar seus negócios?

Como configurar a automação em sua empresa

1. Decida quais tarefas devem ser automatizadas

A primeira etapa é decidir quais tarefas específicas devem ser automatizadas. Parece bastante simples, não é?

Pode não ser tão simples assim e, de fato, não é. Novamente, em minha experiência de 20 anos como empresário e mais de 1.000 clientes atendidos, esse é um dos maiores obstáculos: não saber o que automatizar.

Há muitas tarefas que você pode automatizar, mas menos do que você deveria automatizar.

Isso significa que você precisa identificar quais tarefas se enquadram na categoria de “trabalho repetitivo” versus a categoria de “trabalho significativo”.

Então, que tipo de tarefas você deve automatizar?

Aqui estão alguns exemplos de tarefas que você deve considerar automatizar:

Administração e marketing por e-mail:

• Respostas a solicitações de “Fale conosco” no seu site
• Mensagens de e-mail/WhatsApp de boas-vindas para novos leads capturados em suas listas de e-mail
• Mensagens de e-mail/WhatsApp de boas-vindas para novos compradores que acabaram de adquirir seu produto
• Sequências de e-mails/WhatsApp de acompanhamento para nutrir leads e novos usuários
• Campanhas de e-mail direcionadas para promover produtos, eventos etc.

Programação e monitoramento de redes sociais:

• Agendamento de publicações diárias nas mídias sociais
• Agendamento de publicações promocionais especiais para lançamentos de novos produtos, eventos etc.
• Monitoramento de menções relevantes nas redes sociais

Agendamento de compromissos:

• Reserva de leads para chamadas de descoberta
• Reserva de clientes potenciais para uma consulta gratuita/sessões de coaching

Faturamento e processamento de pagamentos:

• Criar e enviar faturas aos clientes
• Processamento de pagamentos de clientes

Atendimento ao cliente (por meio de chatbots):

• Responder a dúvidas, solicitações ou reclamações simples de clientes
• Direcionar os clientes para recursos (por exemplo, perguntas frequentes, documentação etc.) que possam ajudá-los.

Análise de dados:

Analisar e consolidar dados de sites, anúncios pagos etc.

Entretanto, como eu disse, nem todas as tarefas precisam ser automatizadas. Aqui estão alguns exemplos:

• Interações personalizadas com o cliente: embora os chatbots possam ser úteis para lidar com consultas ou solicitações simples, é realmente importante manter um toque humano personalizado e construir relacionamentos com leads e clientes. Existe uma máxima entre os empreendedores individuais: “Faça coisas que não escalam”. Responder pessoalmente a e-mails e tíquetes de suporte é uma dessas coisas que pode valer a pena no início.

• Planejamento estratégico e tomada de decisões de alto nível: embora as ferramentas de análise de dados possam ser úteis para a geração de relatórios, ainda é importante adotar uma abordagem prática quando se trata de planejamento estratégico e tomada de decisões.

• Marca e mensagens: embora seja possível usar ferramentas automatizadas para tarefas como agendamento de mídias sociais e marketing por e-mail, é importante que você mantenha o controle sobre a mensagem da sua marca e garanta que ela esteja alinhada com a estratégia e os valores da sua empresa. Eu teria receio de usar a IA para falar demais em nome de sua empresa… pelo menos por enquanto.

Desenvolver uma mentalidade que prioriza a automação pode ser um esforço útil nesse sentido. Quando algo estiver tomando seu tempo, faça a si mesmo estas três perguntas:

O que posso automatizar?

Em que devo dedicar meu tempo?

Com o que não devo gastar meu tempo?

Em seguida, mapeie o fluxo de trabalho para as tarefas que você gostaria de automatizar:

• Quais são as etapas?
• Quais são os requisitos para essas etapas?
• E quais dessas etapas podem ser automatizadas com o cumprimento dos requisitos?

Aqui estão algumas dicas adicionais sobre como automatizar seus negócios:

2. Defina suas metas de automação

Em seguida, determine suas metas para cada automação. Se estiver automatizando o marketing por e-mail, qual é o seu objetivo: está tentando atrair leads para o topo do funil ou convertê-los em usuários pagantes? Se estiver automatizando o atendimento ao cliente, está tentando melhorar a retenção? Nutrir leads?

Você está me entendendo?

Quaisquer que sejam seus objetivos, é preciso garantir que eles sejam específicos, mensuráveis e alinhados com sua estratégia e seus objetivos comerciais gerais.

Como parte do processo, você também precisará estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas adequadas para acompanhar o sucesso de seus esforços de automação ao longo do tempo.

Por exemplo, se você estiver automatizando suas publicações em mídias sociais, poderá acompanhar métricas como taxas de engajamentoou taxas de cliques. Por outro lado, se estiver automatizando seu marketing por e-mail, poderá acompanhar métricas como taxas de abertura, taxas de cliques e taxas de conversão.

3. Escolha a ferramenta de automação correta

A próxima etapa é escolher a ferramenta de automação certa para o trabalho.

Com tantas ferramentas no mercado, pode ser muito difícil saber qual é a mais adequada para a sua empresa, mas eu posso lhe dar uma orientação.

Vamos começar com o que procurar ao escolher sua ferramenta de automação:

• Compatibilidade: certifique-se de que a ferramenta escolhida seja compatível com as ferramentas específicas que você está usando em sua empresa. A compatibilidade é dada pela capacidade da ferramenta de se conectar com outras ferramentas. Procure a documentação da API e analise-a.

• Recursos: procure uma ferramenta que tenha os recursos específicos necessários para automatizar sua tarefa específica. Se não tiver certeza de que a ferramenta atenderá às suas necessidades, fale com a equipe de vendas ou de suporte.

• Custo: as ferramentas de automação variam de gratuitas a proibitivamente caras. Você precisa determinar qual é o seu orçamento e procurar ferramentas que se encaixem nesse orçamento.

• Suporte: por fim, procure ferramentas que tenham um excelente atendimento ao cliente, especialmente no aspecto técnico. Sites de avaliação como o G2 e o TrustPilot podem ajudar nesse aspecto.

Uma análise SWOT pode ser útil na tomada de decisão, pois compara os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças envolvidos em cada opção.

A seguir relaciono algumas ferramentas de automação populares que você pode conferir:

Automação de fluxos de trabalho entre aplicativos e ferramentas comuns:

• Make
• Workato
• Zapier

Dúvidas?

Confira este artigo que compara Make e Zapier

Administração e marketing por e-mail:

• Keap
• Mailchimp
• AWeber

Programação de mídia social:

• Hootsuite
• Buffer
• Later

Agendamento de compromissos:

• Calendly
• Acuity

Faturamento e processamento de pagamentos:

• Freshbooks
• Quickbooks
• Xero

Chatbots:

• Intercom
• Manychat
• Drift

Análise de dados:

• Plausible Analytics
• Google Analytics
• Kissmetrics

Dica de profissional: alguns produtos que você já está usando têm oportunidades de automação incorporadas – não procure uma nova ferramenta quando a sua ferramenta atual pode dar conta do recado!

4. Configure a automação e acompanhe seu sucesso ao longo do tempo.

Agora é hora de configurar a automação propriamente dita. A configuração realmente depende das ferramentas de automação que você escolher, mas o Guia de Introdução de Make é um bom ponto de partida.

Depois de configurar a ferramenta, teste-a e verifique se ela funciona como você deseja. Em seguida, continue a monitorá-la em busca de problemas. Se achar que a configuração inicial não está atingindo suas metas, otimize-a. Por exemplo, se as suas campanhas automatizadas de marketing por e-mail não estiverem atingindo as taxas de abertura ou de cliques desejadas, talvez seja necessário ajustar o conteúdo ou o horário de envio dos e-mails.

5. Avalie o impacto de seus esforços de automação

Depois que a automação estiver funcionando há algum tempo, avalie o impacto dela em seus negócios em geral.

Analise suas metas iniciais de automação e determine se conseguiu alcançá-las ou não. E se você não conseguiu atingir essas metas, reserve um tempo para identificar os motivos.

Identifique as áreas em que você pode fazer melhorias em seus esforços de automação e faça as alterações necessárias.

Lembre-se de que a otimização contínua é fundamental aqui. Sua automação deve se tornar mais sofisticada com o tempo.

6. Crie uma vida sem trabalho repetitivo

Depois de automatizar seus negócios, você também pode automatizar sua vida! Estou falando de sua memória, paz de espírito, comunicação, criatividade, crescimento e até mesmo de sua felicidade.

Basta dizer que você pode e deve identificar as áreas de sua vida que incluem trabalho repetitivo. Em seguida, crie e automatize sistemas para resolvê-las.

7. Aproveite

Sente-se e desfrute de uma merecida folga. Ou concentre-se naquelas tarefas de alto impacto que você estava esperando para realizar.

Quando se trata de automação, é mais fácil do que você imagina, acredite. E um pouco de tempo inicial ajuda muito.

É claro que a automação não é uma bala de prata que resolverá todos os seus problemas. E ainda haverá tarefas que você gostaria de não ter que fazer. Mas não há melhor maneira de capacitar você e melhorar seus negócios.

Eu diria até mesmo que é uma necessidade para qualquer pessoa que esteja tentando competir com empresas maiores e mais estabelecidas.

Jorge Aldrovandi, diretor da Babel-Team, escreveu este artigo com base em sua experiência como empresário e no excelente artigo de Aytekin Tank.

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