A transformação digital está impactando todos os setores, e o atendimento ao cliente não é exceção. Com o aumento da demanda por serviços mais ágeis e personalizados, as equipes de suporte têm buscado soluções inovadoras para manter a qualidade do atendimento sem sobrecarregar os agentes. É nesse contexto que a Inteligência Artificial (IA) se destaca como uma ferramenta poderosa.

Mas, como efetivamente fazer para desbloquear a produtividade da sua equipe?

Neste artigo, vamos abordar brevemente os cinco passos para desbloquear a produtividade com IA e, em especial, aprofundar o primeiro passo: a preparação. Nos próximos posts, detalharemos as demais etapas e como você pode integrá-las ao seu fluxo de trabalho para maximizar a eficiência.

Os 5 Passos para Desbloquear a Produtividade

1. Preparação: A base de qualquer implementação bem-sucedida de IA é organizar e preparar bem os dados. Falaremos mais sobre essa etapa crucial abaixo.
2. Configuração: Distribuição de licenças e permissões, além da ativação dos recursos de IA.
3. Lançamento: Divulgação da ferramenta para a equipe, garantindo que todos estejam cientes e preparados para utilizá-la.
4. Adoção: Integração das funcionalidades da IA nas operações diárias, como assistente de escrita e sugestões automáticas de tickets.
5. Observação: Monitoramento do uso e análise de métricas para ajustar e melhorar continuamente a adoção da ferramenta.

Agora, preste atenção colega, vamos mergulhar na primeira e mais importante etapa: Preparação.

Passo 1: Preparação

A preparação é a etapa fundamental para garantir que a IA possa entregar todo o seu potencial. Como qualquer solução de inteligência artificial, a IA depende de dados de alta qualidade para gerar insights precisos e sugestões eficazes. Aqui está um checklist para garantir que sua equipe de atendimento esteja pronta:

1. Tickets Resolvidos Suficientes: A IA analisa tickets passados para gerar insights. Portanto, é essencial ter pelo menos 100 tickets resolvidos, com todas as propriedades de campo devidamente atualizadas. Isso permitirá que a IA faça sugestões mais precisas e relevantes.
2. Formulários de Ticket Otimizados: É importante capturar todos os detalhes necessários ao abrir um ticket. Configurar formulários de ticket abrangentes assegura que todas as informações relevantes estejam disponíveis para análise.
3. Contexto Completo dos Tickets: Toda a comunicação e o contexto dos tickets devem ser registrados diretamente no campo de conversa do ticket, inclusive importações de conversas feitas em plataformas como Slack ou MS Teams. Isso garante que a IA tenha o contexto completo ao sugerir soluções.
4. Notas de Resolução Detalhadas: Instruir os agentes a sempre adicionar notas detalhadas de resolução para cada ticket é essencial. Isso enriquece os dados que a IA utilizará para análises futuras, aumentando a precisão das recomendações.
5. Base de Conhecimento Bem Gerida: Manter e atualizar regularmente a base de conhecimento da sua empresa garante sugestões mais precisas e relevantes. A IA utiliza essa base para gerar artigos de ajuda e fornecer respostas consistentes.
6. Prompts Contextuais e Detalhados: Treinar os agentes para fornecer prompts detalhados é fundamental para obter os melhores resultados. Quanto mais detalhado o prompt, mais precisas serão as respostas da IA.

Esses seis pontos são essenciais para garantir que a IA possa funcionar da melhor forma desde o primeiro dia de uso. Sem uma base de dados bem organizada, a IA pode não ser capaz de gerar as sugestões e insights que prometem aumentar a produtividade.

Próximos Passos

Nas próximas publicações, exploraremos as demais etapas: **Configuração, Lançamento, Adoção** e **Observação**. Cada uma dessas fases é importante para garantir que sua equipe esteja tirando o máximo proveito da IA no suporte ao cliente.

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Com a IA, é possível não só melhorar a produtividade, mas também garantir que sua equipe de atendimento esteja sempre à frente, entregando um serviço de alta qualidade sem comprometer o bem-estar dos agentes.

Este artigo foi escrito pela equipe Babel-Team com base em sua experiência e no excelente webinar de Freshworks sobre o uso de IA em CX.

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