A educação não termina depois que você sai do curso com um diploma. O caminho do aprendizado continua quando você entra no mercado de trabalho ou quando se aventura para abrir sua própria empresa.

Depois de alguns anos de carreira, talvez você sinta vontade de retomar sua educação formal e se desafiar academicamente.

O doutorado ainda é procurado em muitos campos e profissões. Ele demonstra prestígio e pode funcionar como um catalisador de carreira.

Encontrar um programa adequado é o primeiro obstáculo a ser superado. Muitos programas exigem que os alunos assistam a palestras obrigatórias. Isso pode ser um desafio para pessoas com vida familiar e empregos em tempo integral.

Além disso, é notoriamente difícil entrar nos programas de Ph.D. Não é incomum que centenas de candidatos disputem apenas uma dúzia de vagas disponíveis.

Sabendo do que está em jogo, os candidatos que levam a sério a busca por um doutorado precisam ir além.

Para isso, nada supera o cumprimento dos requisitos mínimos e a criação de uma candidatura robusta que aumente as chances de entrar no seleto grupo.

É nesse ponto que a empresa Scentia, sediada em Hamburgo, preenche a lacuna.

Sobre a Scentia

A Scentia ajuda profissionais que desejam avançar em suas carreiras por meio de um doutorado a encontrar uma universidade parceira adequada para seu Ph.D.

Os clientes recebem suporte durante todo o processo de redação e publicação da dissertação, desde o brainstorming do tópico até a etapa de defesa acadêmica.

Além disso, a Scentia elimina todas as questões administrativas do procedimento, para que os alunos possam se concentrar totalmente em seu doutorado.

Neste estudo de caso, exploraremos como a agência de automação Makeitfuture ajudou a Scentia a simplificar e aprimorar os processos que sustentam seus negócios.

O gargalo

O processo de negócios mais demorado da Scentia é a inscrição de clientes e sua combinação com universidades europeias adequadas para as quais eles atendam aos requisitos de doutorado.

O processo completo é composto de várias tarefas e estágios, incluindo:

• Comunicação próxima com o candidato;
• A coleta de um grande número de documentos durante o contato e o processo de inscrição (como certidões de nascimento, certificados de graduação, históricos acadêmicos, referências e cartas de recomendação);

Esse processo de onboarding do cliente, desde o primeiro contato até a aceitação do candidato em um programa de Ph.D., pode levar muitas semanas, por vezes meses.

Antes da automação

O processo de pré-automação da Scentia era composto por três componentes principais:

• O formulário de contato no site WordPress da empresa;
• Pipedrive no sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)
• E toda a comunicação por e-mail que ocorre no Office365.

Cada vez que um lead entrava em contato com a Scentia por meio do formulário de contato, um e-mail era enviado para uma caixa de correio do Outlook. Em seguida, um funcionário da Scentia adicionava essa pessoa como um novo lead no Pipedrive e respondia ao respectivo e-mail.

Quando um lead demonstrava grande interesse nos serviços da Scentia, todas as novas informações e atualizações de status tinham de ser transferidas manualmente para o Pipedrive pelo funcionário da Scentia. A cada vez, era preciso pedir aos clientes que enviassem seus documentos.

Quando os leads ou clientes enviavam seus documentos para a Scentia, a equipe da Scentia tinha que verificar cada documento manualmente e depois carregá-lo no Pipedrive. Se os documentos fossem adequados para um doutorado, eles eram agrupados, preparados e enviados para as universidades europeias parceiras da Scentia.

Embora esse processo possa parecer bastante simples, ele estava repleto de ineficiências. Os dois principais problemas eram:

• Tempo perdido: Atualizar manualmente os dados dos clientes no Pipedrive consumia muito tempo. Cada vez que a Scentia recebia um novo e-mail de um cliente, era necessário alterar ou verificar seu status ou dados no Pipedrive.
• Disponibilidade em tempo real dos dados do cliente: Diferentes funcionários da Scentia podem entrar em contato com os clientes. Isso significa que os dados no Pipedrive devem estar sempre atualizados.

Deixar de atualizar os dados de um cliente pode resultar em redundâncias de informações ou, pior ainda, na falta de um documento importante. Esses erros podem facilmente se traduzir na perda de um cliente frustrado após o contato inicial.

Em resumo, toda a comunicação com o cliente e a coleta dos documentos necessários eram feitas à mão.

Esse vai-e-vem constante consumia muito tempo e tornava o processo propenso a erros.

Ficou claro que eram necessários processos padronizados para coletar todos os documentos necessários e enviá-los às universidades.

Como a Makeitfuture preparou o fluxo de onboarding do cliente com Make para um futuro durável

Para resolver os problemas persistentes em seus processos, a Scentia procurou a Makeitfuture, a primeira agência de automação da Alemanha.

O objetivo era criar um fluxo de trabalho automatizado de ponta a ponta. Para que isso acontecesse, a Scentia precisava contar com os aplicativos baseados em nuvem que usa diariamente, com Make atuando como solução de integração.

Vamos ver como eles conseguiram fazer isso.

1. Encaminhamento de entradas de formulários

A primeira etapa foi capturar entradas de formulários de contato no site WordPress da Scentia.

Para lhe dar um exemplo vívido de como isso pode ser feito: Make tem um módulo “Watch New Form Submissions” para o Contact Form 7 que é acionado sempre que um novo formulário é enviado.

Depois disso, os dados de entrada do formulário podem ser enviados para qualquer aplicativo via Make.

No caso da Scentia, o envio de um novo formulário aciona as seguintes etapas:

• Envio de um e-mail para o funcionário responsável pelo acompanhamento do lead;
• Envio de um webhook que armazene as informações do cliente em um banco de dados do Airtable

Como a continuação do contato da Scentia com leads e clientes é feito por e-mail, o Outlook também foi integrado ao fluxo de trabalho automatizado.

Após o contato inicial, os contatos recebem mais acompanhamentos e informações valiosas nos momentos certos e predeterminados.

2. Aplicação automatizada de etiquetas em leads

A atual ferramenta de CRM da Scentia, o Pipedrive, também foi integrada ao fluxo de trabalho de automação. Os clientes recebem etiquetas de diferentes status de cliente no Pipedrive.

Isso facilita o rastreamento de cada candidato, bem como as etapas que precisam ser realizadas. Também garante que nenhum contato seja deixado para trás.

Após a automação

Ao pensar em processos, é importante lembrar o seguinte: mesmo que um processo demorado seja tolerado, ele ainda pode representar uma grande desistência para os clientes.

Um incômodo excessivo pode afugentar um cliente, mesmo quando há um interesse genuíno em seus serviços.

O onboarding do cliente, o gerenciamento da qualidade, as jornadas do cliente – tudo isso faz parte de um relacionamento próximo e bem-sucedido com o cliente. São necessários métodos voltados para o futuro para obter uma vantagem competitiva.

Ao automatizar o onboarding do cliente, os leads podem ser identificados e atendidos com mais facilidade. A solução para a Scentia e para muitas outras empresas que têm processos abrangentes de onboarding é a automação.

Trata-se de eficiência, mas também de criar jornadas exclusivas para os clientes e experiências de onboarding personalizadas sem aumentar as despesas administrativas.

Automação de onboarding: os resultados

Depois de automatizar o processo de onboarding, a Scentia está colhendo os benefícios.

A comunicação com clientes aumentou desde então, e a empresa conseguiu reduzir cerca de 10 horas de sua carga de trabalho por semana.

O tempo economizado é investido novamente em consultas otimizadas aos clientes e no teste de novos métodos de contato com clientes. Ambos estão afetando positivamente o crescimento da empresa.

Além disso, a estrutura “modular” de Make permite que os aplicativos sejam adicionados ou removidos dos fluxos de trabalho a qualquer momento, sem a necessidade de ajustar todo o processo.

Isso abre possibilidades para maior automação e adaptação individual aos processos existentes.

A Scentia já estava usando aplicativos como o Pipedrive e o Outlook. A integração desses aplicativos aos fluxos de trabalho automatizados garantiu uma transição perfeita para a automação. Não foi necessário integrar uma pilha de tecnologia totalmente nova, nem mesmo implantar programas de treinamento para a equipe.

Como resultado, nenhuma das partes se sente pressionada por problemas administrativos. Os erros foram minimizados, pois os dados são transmitidos entre os sistemas automaticamente.

O mais importante é que os funcionários da Scentia agora podem se concentrar em orientar os clientes sobre as dificuldades e entraves para obter seu Ph.D., em vez de se preocupar com a papelada. 

Este artigo foi traduzido e revisado do inglês pela equipe Babel-Team e foi escrito por Gracia Kleijnen, redatora freelance de conteúdo da Make. Babel-Team é um parceiro certificado da Make.

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