Começar a automação de fluxos de trabalho não é a mesma coisa para todos.

Freelancers de automação, por exemplo, precisam aprimorar suas habilidades de apresentação, aprender a elaborar propostas irrecusáveis e verificar o mercado para ver o que está em alta, entre outras coisas.

Por outro lado, gerentes e profissionais que trabalham para startups, empresas em ascensão e grandes corporações enfrentam desafios diferentes.

Nesse caso, o caminho rumo à automação será pontuado por outros pontos problemáticos, como:

• Por onde começar a automação?
• Como estabelecer e acompanhar metas de automação?
• Quais são as melhores ferramentas, levando em conta a relação custo/benefício?

Pessoas diferentes, necessidades diferentes, responsabilidades e requisitos diferentes – mas todos precisam de respostas para chegar lá rápido e da forma mais suave possível.

O problema, no entanto, é como obter as melhores informações quando se é um decisor em uma empresa.

Para resolver isso e fornecer insights baseados na realidade, pedimos a cinco especialistas experientes que falassem sobre como começar a automação no nível corporativo.

A seguir apresentamos a lista de tarefas para a automação de fluxos de trabalho.

As palavras dos especialistas:

Começando a automatizar

Aproveitando nossa vasta rede de parceiros, entramos em contato com os líderes de cinco agências com um histórico comprovado de sucesso ao trabalhar com grandes empresas e automatizar processos complexos:

• David Treves, CEO da GetAutomated
• Andrés Pérez Españon, CEO e Fundador da Drew
• Bryan Fernando, CEO e Fundador da D-EFFCON
• Marcos Gómez, Líder do Hub de Inovação da Elogia
• Mayur Jawdekar, Fundador da Altois

Fizemos a eles uma série de perguntas relacionadas à fase inicial da automação e como abordam o assunto internamente (na própria empresa) e externamente (para os clientes).

Por questão de clareza e brevidade, selecionamos as melhores respostas, que compartilhamos abaixo.

1. Como você escolhe o que automatizar primeiro?

Dizem que o primeiro passo é o mais difícil e há verdade nessa afirmação. Como quase toda empresa moderna transborda de processos, tarefas e aplicativos, pode ser difícil decidir o que automatizar primeiro.

Bryan, da D-EFFCON, tem uma boa regra empírica para resolver isso:

“Sou atraído a automatizar processos que poupariam a maior quantidade de tempo sem comprometer a qualidade ou precisão”, explica.

Andrés, da Drew, concorda que os processos estão na ponta do iceberg:

“O primeiro passo é analisar os processos. Se não tivermos um processo claro e definido, não poderemos identificar as pessoas e as tarefas-chaves para alcançar os resultados desejados; portanto, não poderíamos determinar o que precisamos automatizar”.

Além disso, Andrés diz que é fundamental conhecer os limites da automação:

“É necessário verificar se o custo de automatizar é maior que os benefícios, e também identificar em quais estágios a responsabilidade humana é essencial para tomar uma decisão”.

Portanto, os primeiros itens da lista de tarefas para automação são:

• Identificar os processos em sua organização
• Calcular o custo da automação versus os benefícios de deixá-los como estão

2. Como encontrar novos gargalos para automatizar?

Uma vez que você deu os primeiros passos na automação, a tentação de automatizar tudo fica real. No entanto, isso não é sempre possível nem ideal – e aqui entra a estratégia.

Quando confrontado com o desafio de encontrar gargalos, Marcos, da Elogia, recomenda olhar para os dados disponíveis.

“Estudar todo o funil do cliente e as métricas de cada etapa é essencial”, diz ele.

“Para processos internos (que são mais difíceis de descobrir), ter visibilidade sobre todas as tarefas e processos é a chave para encontrar o que pode ser automatizado e o que precisa de revisão humana”.

Mayur, da Altois, também sugere envolver a equipe nesse processo de descoberta:

“Conversar com as equipes ajuda a saber quais partes do trabalho são repetitivas e demoradas”.

Na lista de tarefas para automação:

• Olhe para os dados: quais processos seriam mais rápidos, eficientes e econômicos com a automação?
• Converse com a equipe: que parte do trabalho é repetitiva, enfadonha, demorada?

3. Você estabelece metas para seus fluxos de trabalho automatizados? Como acompanha essas metas?

Os processos variam muito, e é raro encontrar duas empresas executando os mesmos processos para os mesmos problemas. Assim, as metas e métricas nem sempre são padronizadas.

David, da GetAutomated, tem uma abordagem prática para acompanhar e medir fluxos de trabalho automatizados:

“Não tenho métricas genéricas, mas quando um cliente deseja saber quanto uma solução poupou para eles, estimamos quantas vezes a solução foi executada e comparamos com o tempo que levava para fazer o processo manualmente”.

Andrés, da Drew, compartilha da mesma visão, mas também fornece alguma estrutura para seus clientes.

“Cada fluxo de trabalho tem metas específicas”, diz ele. “No entanto, sempre buscamos as seguintes metas: atingir padrões de qualidade, aumentar a produtividade dos funcionários, quebrar silos de informação, reduzir custos operacionais e melhorar a supervisão estratégica”.

Na lista de tarefas:

• Definir metas de automação: padrões de qualidade, produtividade, custos (antes e depois), transparência

4. O que você acha que nossos leitores devem saber sobre como começar a automatizar fluxos de trabalho?

Para concluir, Andrés, da Drew, compartilha palavras sábias para começar a automatizar a empresa de forma eficiente e voltada ao valor.

“Uma empresa que não tem processos definidos não deveria estar pensando em automação porque não seria capaz de identificar o que pode ser automatizado. Depois que a empresa tiver uma visão clara de seus processos, recomendamos imaginar a automação antes de implementá-la – para pensar nela, fazer um esboço e só então implementá-la.”

A lição: confie no processo, mas o automatize

Seja marketing, vendas, RH ou comunicação, qualquer empresa que deseje começar a automatizar precisa ter uma visão clara de:

• Processos
• Dados
• Custos
• Metas
• Ferramentas envolvidas
• Opinião das pessoas

Esses itens compõem a lista de tarefas que ajudarão a dar os primeiros passos na automação.

A boa notícia é que não é preciso automatizar os processos mais intricados e complexos desde o início.

Pode-se fazer alguns testes com processos mais simples, como coletar dados de formulários de captação de leads automaticamente para economizar muito tempo da equipe de marketing e vendas.

Além dos processos, é importante escolher as melhores ferramentas de automação e medir adequadamente.

Em nosso mundo, isso significa incorporar produtos poderosos que qualquer um possa usar (para não depender de recursos de TI pesados) para resolver todo tipo de problema e criar coisas incríveis em pouco tempo.

Este artigo foi escrito por Martin Etchegaray Gerente de conteúdo e editor sênior da Make e Babel-Team traduziu este conteúdo para português e espanhol para sua rede de leitores.

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