Hoje em dia as empresas têm exigido cada vez mais de seus funcionários eficiência, pró-atividade e uma boa administração de tempo na realização de suas demandas, evitando a sobrecarga da equipe e, claro, garantindo uma entrega de qualidade.  No entanto, muitas vezes isso acaba causando frustação nos funcionários por não conseguirem fazer tudo da forma que foi planejado, ou até mesmo nos líderes por não encontrarem uma forma de motivar a sua equipe e garantir um alto nível de produtividade. 

Esse sentimento geralmente é causado por um problema que todos já ouviram falar: procrastinação. Adiar alguma tarefa por falta de tempo, motivação ou concentração é como uma bola de neve, começa muitas vezes inofensivo até que vai crescendo e pode acarretar em um problema mais difícil de gerenciar – afinal, você terá de fazê-la de qualquer forma e, provavelmente, junto com outras demandas que chegaram nesse meio tempo. Com isso, trabalhamos com um sentimento de nervosismo, ansiedade e impaciência pela falta de tempo, seguido da frustação por não ter entregado o trabalho que gostaria. Como resultado, temos a quebra na harmonia da empresa, com relacionamentos internos e externos prejudicados e uma constante quebra na produtividade e qualidade do trabalho. 

E o que eu posso fazer para contornar a procrastinação? 

Aqui na Babel-Team, nós usamos algumas técnicas para evitar a procrastinação e manter a equipe motivada. 

1) Classificação dos trabalhos em etapas e definição de deadlines 

Quando o seu trabalho envolve um volume alto de tarefas, com algumas demandando muito tempo e esforço, nada melhor que um bom planejamento para conseguirmos organizar nosso tempo e a nossa lista de coisas a fazer, sem depender da nossa memória ou de uma lista enorme de e-mails.  

Para isso, nós usamos a função do “My Day” do Infusionsoft. Com ela, conseguimos gerar tarefas, individuais ou coletivas, além de controlar o andamento de cada uma. Isso facilita muito o controle das prioridades e até mesmo prazos a serem cumpridos para cada tarefa sem deixar nenhuma para trás. 

Outro ponto muito legal no uso dessa funcionalidade é que também diminui a pressão em cima do chefe, que não precisa ficar cobrando dia-a-dia e pedindo follow-ups constantes, já que eles também têm acesso a esse board, acompanhando ali o andamento de todas as tarefas e tendo uma visão geral de qual fase está cada projeto. 

2) Prioridades devem ser prioridades 

Óbvio que diante de tanta demanda existem os trabalhos que são prioridades, que são emergenciais e os que podemos adiar. E como fazer essa divisão? A grande questão aqui é não se deixar levar pela comodidade, ignorando o que é prioridade ou emergencial, para se ater apenas no que tem um prazo maior ou não é tão importante. Por outro lado, também não podemos focar apenas no que é emergencial, afinal, existe uma grande diferença entre o que é urgente e o que é importante. 

Para isso, foque sempre na ordem de prioridades das suas demandas, evitando se perder nas suas tarefas. Defina a ordem de acordo com a importância, não a sua vontade. Assim, você mostrará ao seu chefe e sua empresa que é um funcionário eficiente e que está tudo sob seu controle.

3) Seja mais rápido do que esperam que você seja 

Com tudo controlado, quadro de atividades feito, prioridades definidas, busque entregar o seu melhor e se antecipar aos prazos. Não espere ganhar um reconhecimento e sim uma satisfação própria de ter concluído antes. Tome isso como meta: Sempre antecipar as suas entregas!

4) Evite distrações

O e-mail de trabalho é uma ferramenta essencial que supostamente deveríamos checar o tempo todo, certo? Na verdade, não, não faça isso!
 

Aqui na Babel-Team, por exemplo, 90% dos e-mails que recebemos vem acompanhado de uma ação, de uma tarefa que mesmo que rápida nos tira do foco daquele momento. Pois bem, a única coisa que vai acontecer se você não responder um e-mail dentro de 1 hora… É a conclusão de uma tarefa, um projeto entregue antes do prazo, uma ideia ter saído do papel! Enfim, não busque distrações quando estiver comprometido em algum afazer, seja o e-mail da empresa, celular, redes sociais, qualquer coisa que o tire do momento.

5) A valorização depende de você

Sem dúvida, ninguém quer se matar de trabalhar e não ouvir uma palavra de motivação e incentivo. Para isso, busque estar sempre dando o seu melhor e superando as expectativas! 

Quando a gente sabe que o nosso trabalho está sendo valorizado, automaticamente melhoramos a autoestima e ficamos ainda mais engajados em entregar resultados, o que, como disse no começo, é tudo o que as empresas desejam. 

Para finalizar, gostaria de lembrar uma coisa: ninguém gosta ou sente orgulho de procrastinar tarefas no trabalho. Mas, como seres humanos imperfeitos, temos manias e emoções, que as vezes podem ser positivas ou negativas. A mudança e o controle de hábitos nocivos como a procrastinação não é algo que acontece da noite para o dia, mas é algo que depende apenas de você mesmo! Não desanime, apenas comece com a mudança que você quer… Se mantenha firme. Um passo de cada vez e, quando vir, estará gerenciando o seu tempo da melhor forma!  

Que tal começar a mudar hoje?  

Comente com a gente o que você vai fazer de diferente aqui embaixo! 

 

 

 

Sobre a Autora
Mariana Lopes – Assistente de Pós-Venda

Mãe de uma menina linda, carioca da gema, apaixonada por pessoas e também por desafios, Mariana se formou em Marketing com cursos extras na área de Marketing digital e design gráfico. Teve algumas experiências na área de vendas e dentro do próprio marketing em sua carreira até 2017 quando entrou na família Babel-Team com o objetivo de dar suporte na área comercial com foco no pós vendas e retenção de clientes.

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